Не так давно в нашей стране начали заниматься здоровой мотивацией персонала. Мотивированный сотрудник принесет гораздо большие выгоды и выгоды. Но это не всегда зависело от производительности отдельных рабочих. Финансовая компенсация предоставлялась, если план был превышен, потому что операционные стандарты были связаны с рабочими и заработной платой. В свете пропагандистских движений барабанщиков нормы загруженности постоянно повышались, а доходы оставались прежними. Все это еще больше омрачило идею справедливой компенсации.

Единая система шкалы заработной платы для государственных служащих не привнесла элемент мотивации, поскольку все льготы были гарантированы. Альтернативой был бы коммерческий бизнес, но оценка работы часто была субъективной и основывалась на отношении владельца к работнику. Это означало, что негосударственные учреждения начали поднимать вопрос о повышении эффективности своих работников. Владельцы и руководители начали смотреть на западные концепции. Система KPI оплаты труда стала самым популярным методом в России.

Система KPI обозначает ключевые показатели эффективности выполнения. Этот термин включает в себя некоторые измеримые показатели результативности труда сотрудников. На таких показателях и строится методика выявления результатов и построение механизмов расчета денежного вознаграждения.

Соединение материального вознаграждения с конкретными результатами основано на целях и задачах, которые устанавливаются для каждого работника. Таким образом, система KPI является измерителем достижения той или иной целей. Она может быть процессной или проектной.

Первая система используется в отраслях с ярко выраженной ориентацией на работу бизнес-процессов. Проектный KPI применяется в сферах с выраженной проектной направленностью. Процессные сферы связаны на качестве, длительности и цены исполнения процесса.

Результативность проекта оценивается по достижению или не достижению того или иного результата.

Эффективное исполнение сотрудниками своих обязанностей повышает прибыль компании. Но как определить, что конкретный работник правильно распределяет рабочее время, контролирует процессы, прилагает достаточно усилий для достижения поставленных целей.

KPI система оплаты труда четко расставляет по своим местам абстрактное понятие хорошего рабочего. Она устанавливает прибыль от экспедиционных услуг, приходящую на одного сотрудника, время доставки товара в магазин от производителя, стоимость затрат на перевозку на единицу веса продукции.

В результате получаются конкретные расчеты, сопоставляемые с аналогичными показателями. При этом устанавливается одно условие: все понятия должны быть одного уровня.

Как и у других систем управления, у KPI есть свои преимущества и недостатки. Прозрачность — это один из самых ярких элементов. Выявляются критерии оценки занятости при наличии у работника мотивации на достижение определенного результата. Кроме того, есть неуверенность в достоинствах системы оплаты труда.

Сотрудник связан определенными целями и задачами, исходя из целей и задач работодателя. Ему назначена конкретная дата. Персонал компании знает, что для получения бонуса им необходимо добиться повышения на основе производительности. Это еще одна добродетель, еще одно обещание — хорошо платить. Система KPI нацелена на постоянную обратную связь. Руководители отделов осведомлены о работе конкретного человека из-за управленческих знаний о найме отдельных отделов.

Но, несмотря на достоинства, универсальности не хватает. Платежная система KPI идеально подходит для стандартизированных процессов. Кажется неясным, как измерить деятельность единиц, которая не имеет прямого отношения к этому, поскольку она привязана к операционной прибыли предприятия.

Постоянное стремление поддерживать обратную связь предполагает дополнительные временные затраты, которые могут пойти в ущерб рабочему процессу.

Расчет KPI в Excel примеры и формулы

KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий.

Система используется для оценки различных показателей. Имеет надзорную функцию и поощрение труда. Платежные системы часто строятся на KPI. Это методика формирования переменной части заработной платы. Стимул в системе мотивации KPI, денежное вознаграждение. Рабочий мог получить его, если выполнил задание. Размер бонуса зависит от результатов работы сотрудника в отчетном периоде. Размер вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах от заработной платы.

Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:

Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.

Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:

Выполнение плана менее 80% — недопустимо.
Выполнение плана 100% — коэффициент 0,45.
Выполнение плана 100-115% — коэффициент 0,005 за каждые 5%.
Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.

Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.

Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.

Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:

Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):

Таблица KPI в Excel:

Пояснения:

Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).

Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:

Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
Факт – фактические результаты работы.
Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета kpi:
Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.
Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:

Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.

Как внедрить систему KPI в компании: этапы и принципы внедрения KPI

Что такое KPI

KPI (Key Performance Indicators) – это ключевые показатели эффективности, то есть цифры, от которых зависит прибыль компании. Для разных отделов компании эти показатели отличаются. Например, отделу продаж актуально отслеживать количество звонков, чтобы совершить определенное количество сделок, а для отдела маркетинга — число новых клиентов.

Чем полезно внедрение KPI в компанию:

прозрачный расчет оплаты труда
быстрый способ контроля текущего положения компании
простой способ оценить работу отделов, не погружаясь в их внутреннюю «кухню»

Как внедрить KPI в компанию

Алгоритм внедрения KPI

Для начала нужно определить главную цель компании. Как правило — это увеличение прибыли за определенный промежуток времени. Затем сформулируйте, какие количественные показатели влияют на ее достижение и какое подразделение за них отвечает.

Затем создаем мотивацию для сотрудников, от которых зависит нужный показатель. Привяжите финансовые бонусы к индивидуальному результату сотрудника. Тогда он будет заинтересован в выполнении и даже перевыполнении поставленных задач.

Далее нужно объяснить сотрудникам, что система оплаты их труда меняется и эффективность работы будет напрямую влиять на уровень их дохода. Донесите мысль, что новая система даст им возможность заработать больше и лучше проявить себя.

Будьте готовы внести изменения в документацию: трудовые договоры, если придется расширять чьи-то полномочия, рабочие инструкции, штатное расписание и т.д.

Давайте на примере отдела разработки в агентстве по созданию сайтов посмотрим, как выстраивается алгоритм внедрения системы KPI.

Цель: увеличить прибыль со 100 тысяч рублей в месяц до 150, то есть на 50%.
Определение ответственных: прибыль зависит от количества заказов. За них отвечает отдел маркетинга. Допустим, в компании много заказов, а прибыль не растет, потому что разработчики просто не все выполняют. Тогда KPI нужно ставить им.
Расчет количественных показателей: прибыль с одного сайта составляет 10 тысяч рублей. Значит, чтобы достичь цели, нужно разрабатывать в месяц на 5 сайтов больше.
Сотрудникам ставится задача: увеличить количество разработок на 5 сайтов в месяц. В отделе 5 сотрудников, значит каждый должен делать по 1 дополнительному проекту в месяц.
Внесение изменений в документы: в штатном расписании прописывается новый объем работ и какой процент с каждого сайта получат web-мастера. Оформляются допсоглашения к их трудовым договорам.
Сотрудников знакомят с документами.
Выплата вознаграждения: В конце месяца руководитель на основе предоставленного отчета начисляет заработанные бонусы.

Недостатки от внедрения показателей KPI и как от них избавиться

Система KPI лежит в основе всех бизнес-процессов, которые происходят в компании. Как в любой системе, здесь есть свои недостатки.

Егор Гонин, заведующий агентством маркетинга Dr.i-Bolit: — При внедрении системы KPI, возникают некоторые проблемы и накладки. Вот самые частые: 1. Увеличивается пропасть между отделами и непонимание, что делают соседи. То и дело слышатся фразы: «Мы за это не отвечаем», «Мы своё дело сделали». 2.

Ни один из отделов сначала не будет понимать общую цель компании. 3. Бывают показатели, которые даже при полном выполнении не приводят к достижению цели. Тогда приходится разрабатывать дополнительные. Например, KPI оператора call-центра — 100 звонков в день. Цель — оформить, допустим, 5 заявок.

Но оператор делает 100 звонков и оформляет только одну заявку. KPI выполнен, но цель не достигнута. На этот случай придется вводить дополнительные KPI: повторный обзвон тех, кто не взял трубку, или обзвон отдельной категории номеров и т.д. 4.

Руководители вместо развития лидерских качеств и командообразования будут утопать в Ecxel-таблицах все больше и больше, подсчитывая проценты выполнения KPI сотрудниками.

Что же делать, чтобы внедрение KPI прошло успешно и принесло положительный эффект, а не массу минусов, с которыми пришлось столкнуться многим компаниям?

Егор Гонин, заведующий агентством маркетинга Dr.i-Bolit: — Если вы только открываете компанию или вводите новый отдел, то KPI надо внедрять сразу.

А если компания давно работает на рынке, стоит поэкспериментировать сначала с одним отделом, а уж потом внедрять систему на всем предприятии. А в ходе внедрения плотнее заниматься не математикой, а людьми.

Вместо сотен тысяч совещаний с отчетами о KPI, проводите корпоративы для всего коллектива, чтобы коллеги пообщались в непринужденной обстановке и могли сдружиться.

Вы быстро заметите, что к ним придет понимание, что все они движутся к одной общей цели. И, например, маркетолог больше не будет отнекиваться фразой: «Я привёл лиды — с меня достаточно». Вместо оправданий он подойдёт к менеджеру по продажам и предложит вместе подумать над тем, как добиться общей цели.

Как контролировать выполнение KPI

Чтобы увидеть, выполняет ли сотрудник свои задачи, нужна хорошая система контроля. Например, CRM. В ней можно выставлять и отслеживать выполнение ключевых показателей как отдельных сотрудников, так и всего коллектива. Как это происходит, расскажем на примере облачного сервиса SalesapCRM.

Можно выставить индивидуальные KPI каждому сотруднику:

– по количеству новых контактов или заявок,
– по количеству или сумме выигранных сделок,
– по количеству звонков по заявкам.

Активность сотрудников можно отслеживать в режиме online, открывая их персональные карточки.

Цель для каждого менеджера выводится в отдельном окошке. Рядом с ней указывается текущий процент ее выполнения, а также цветовой индикатор, который показывает прогресс. Руководитель может увидеть это окошко в любое время и составить предварительный прогноз о том, сколько заработает компания в конце месяца или квартала.

Так в SalesapCRM выглядит окно с указанием индивидуальной цели сотрудника с цветовым индикатором и процентом ее достижения

Сквозная аналитика позволяет в один клик получать любые отчеты о работе сотрудников за любой период. Вы сразу увидите, сколько звонков сделано и сколько встреч проведено. Если недостаточно, то подгоните сотрудников. Проанализируйте сумму продаж каждого менеджера за прошедший год и расстаньтесь с лентяями. Проследите, откуда поступает больше всего лидов и на каком этапе воронки они уходят. Скорректируйте KPI менеджеров сразу, чтобы не растерять всех клиентов.

Отчет о распределении сделок между менеджерами: кто сколько денег принес компании за прошедший месяц (в % от количества сделок и в деньгах)Отчет по звонкам менеджеров: сколько исходящих звонков сделал каждый менеджер в течение прошедшей недели

Разработка и внедрение системы KPI — это долгий процесс, который требует участия руководителя. Если сотрудники не выполняют ключевые показатели, то вы, скорее всего, плохо их контролируете. Выбирайте инструменты контроля, которые помогают в этом. Попробуйте внедрить CRM-систему и доверить ей контроль за работой сотрудников, а сами займитесь сплочением команды.

Автор: Елена Зайцева

Внедрите SalesapCRM!

checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
checkавтоматизация процессов и аналитика;
checkкалендарь для записи клиентов;
checkкалькулятор стоимости услуг;
checkшаблоны документов и писем;
checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Ключевые показатели эффективности. Все о KPI

Загадочная аббревиатура KPI встречается в соседстве со словами «сотрудник», «эффективность» и «менеджмент». Разберемся, что означает KPI (КПЭ, кипиай) и что это такое. Англоязычную аббревиатуру расшифровывают как «key performance indicators».

В русском переводе используют форму «ключевые показатели эффективности». Эти индикаторы используют для мотивации сотрудников, с их помощью устанавливают цели для работников компании, прогнозируют ожидаемый объем работ.

Последняя функция КПЭ важна для среднесрочного планирования – она связывает их с механизмами ценообразования.

Внедрять KPI в обязательном порядке нужно среднему и крупному бизнесу. Кроме того, растущий малый бизнес тоже нуждается в контроле показателей эффективности сотрудников. Чем быстрее растет компания, тем быстрее руководитель теряет контроль над бизнес процессами.

Ведь уследить за пятью сотрудниками проще, чем за пятнадцатью и двадцатью. В таких условиях система, которая бы позволяла следить за эффективностью работы каждого отдельного сотрудника, нужна как воздух.

Руководители компаний и менеджеры обязаны искать слабые звенья в команде и поощрять активных работников.

Это общие сведения о КПЭ. Попробуем разобраться, как разделяют ключевые показатели эффективности (KPI) и что это такое. Для этого обратимся к примерам.

Примеры ключевых показателей эффективности

Разделить «кипиай» на группы можно по нескольким критериям. Они делятся на групповые и индивидуальные. Так, одним из возможных параметров КПЭ становится эффективность работы отдельного подразделения или всей организации. Пример: план продаж для коммерческого отдела компании. В то же время, для каждого отдельного менеджера устанавливается отдельный KPI по объему продаж за месяц.

Без системы учета ключевых показателей эффективности не обходится ни один бизнес, связанный с продажами. Выполнение КПЭ напрямую влияет на зарплату продавцов и менеджеров. Это помогает одновременно мотивировать сотрудников и наблюдать за успехами каждого работника. Исходя из этих данных, управленцы корректируют работу подчиненных.

Кроме того, ключевые показатели эффективности делятся на:

Показывают, насколько результат сотрудника или отдела соответствует прогнозируемому. Неудовлетворительный уровень этого показателя сигнализирует о серьезных проблемах. Пример такого показателя – тот же план продаж.

Индикаторы затраченных ресурсов.

Применяются не в каждой системе учета KPI, поскольку не каждый бизнес связан с затратами тех или иных ресурсов. Если уровень затрат выше нормы, то у менеджера появляется повод задуматься над оптимизацией бизнес процессов.

Функциональные показатели.

Отражают реальную картину исполнения бизнес процессов в компании. Формируются таким образом, чтобы можно было отследить последовательность действий сотрудников и то, насколько она соответствует предполагаемому алгоритму. К примерам можно отнести всевозможные чек-листы.

Показатели производительности труда.

Показывают, как относится объем работ сотрудника к затраченному времени.

Индикаторы эффективности.

Рассчитываются из отношения результатов работы и затраченных ресурсов.
По способу расчета KPI делятся на:
Такой КПЭ равен одному из заранее заданных значений (выполнено/не выполнено).
Принимают значения в определенном промежутке (процент обработанных заявок).
Если такой KPI не достигнут, он вычитается из итогового коэффициента.
Ключевые показатели эффективности, в зависимости от отрасли и сферы деятельности бизнеса, принимают разные формы. Примеры КПЭ:

План продаж
Процент выполненных в срок заявок
Соблюдение бюджета
Клиентская оценка качества обслуживания
Ошибки в работе
Просроченные заказы
Эффективность использования времени
Количество выполненных задач
Конверсия

Интересно

Цели построить полный список возможных ключевых показателей эффективности не стоит – это лишь конкретные примеры KPI из жизни предприятий.

Выясним, как «кипиай» влияют на оплату труда сотрудников и какую роль они играют в мотивации работников. Для этого нужно выяснить, как вычислить коэффициент КПЭ.

Как рассчитать KPI сотрудника

Для того, чтобы рассчитать количественный коэффициент КПЭ, определим три главных параметра:

Критический уровень. Это минимальное значение результата сотрудника. Он играет роль точки отсчета. Достижение сотрудником этого результата становится маркером выполнения/невыполнения показателя.
Нормальный уровень. Тот результат, который ожидает получить работодатель.
Целевой уровень. Мотивирует сотрудника стремиться к превышению нормального результата. Его достижение должно прямым образом влиять на зарплату.

После этого, дождемся завершения отчетного периода (месяца, квартала) и посмотреть на фактические результаты работников. Определив эти параметры, рассчитаем КПЭ. Формула расчета KPI выглядит следующим образом:

Результат (%) = (Фактический результат – Критический уровень)/(Нормальный уровень – Критический уровень) x 100%

Итоговым результатам расчета становится процентный показатель выполнения нормы. Если он меньше 100%, то норма выполнена, если больше – превышена. В зависимости от этого значения и определяется выполнение КПЭ сотрудником, а значит, и его зарплата.

Такая система помогает работодателю отслеживать активность сотрудников, а работникам – видеть зависимость вознаграждения от проделанной работы.

«Кипиай» и мотивация

Способов премирования сотрудников, в зависимости от выполнения плана, два. Первый предусматривает штрафы за невыполнение KPI. Такой способ подразумевает выплату гарантированного оклада сотруднику. Его доля достигает 50%.

Остальная часть зарплаты зависит от выполнения 2-5 показателей эффективности. Во втором случае, вычетов за не соответствие результатов KPI запланированному значению нет.

Дополнительная премия выплачивается только за превышение ожидаемого КПЭ.

Важно

Количество ключевых показателей эффективности не должно быть слишком большим. Но и одним-двумя KPI ограничиваться не стоит. Такой подход стимулирует сотрудника следить за всеми аспектами своей работы и развиваться в каждом из них.

Какими должны быть КПЭ

Концепций формирования КПЭ несколько, но главная называется SMART. Это аббревиатура, в которой скрыты критерии, которым должен соответствовать желаемый результат KPI. Расшифровывается она так:

S – specific (определенность результата)
M – measurable (измеряемость результата)
A – achievable (достижимость результата)
R – relevant (релевантность результата деятельности сотрудника)
T – time-bound (ограниченность во времени)

Популярность этой концепции вызвана тем, что она просто адаптируется к конкретным задачам бизнеса. Пример: магазину цифровой техники нужно повысить продажи отдельной модели смартфона. Для сотрудников устанавливается необходимое количество продаж этой модели за месяц. Это количество измеряемо (M), модель смартфона одна (S), а отчетный период – месяц (T).

Ключевые показатели эффективности: плюсы и минусы

Главным плюсом КПЭ считается прозрачность. И сотрудники, и работодатель видит, кто сколько работает и зарабатывает.

Такой подход помогает руководителям мотивировать сотрудников и следить за ситуацией «на местах».

Если результат работника в каком-то аспекте ниже ожидаемого, у менеджера есть возможность скорректировать его работу в тот же день. Такая обратная связь намного полезней выговоров и лишений премии.

К минусам KPI относят низкую степень универсальности. Сложно оценить количественно те аспекты работы сотрудников, которые просто нельзя измерить. В таких ситуациях каждый бизнес ищет свои пути оценки качества, а это трудная задача.

Другая проблема – затраты на внедрение. КПЭ нужно разработать, протестировать и применить на практике. Это отнимает и ресурсы компании, и время сотрудников, которых придется переобучать.

Адаптация к таким нововведениям тоже занимает не один день.

Итоги

Что же это такое – ключевые показатели эффективности (KPI, КПЭ, кипиай)? Это система оценки работы и мотивации персонала компании. Она основана на измерении количественных результатов сотрудников. Видов KPI много.

К ним относят и планы продаж, и производительность труда, и конверсию, и другие параметры. Кроме того, КПЭ бывают групповыми и персональными. Они прямым образом влияют на оплату труда сотрудника и помогают мотивировать его.

Ключевые показатели эффективности KPI — что это такое, система и примеры расчета

Данный показатель попал в Россию вместе с иностранными инвестиционными проектами. В Европе и Америке он с успехами применяется уже не одно десятилетие с целью определения эффективности начатого дела.

В России не всем по душе подобное внедрение, согласно статистике 80% менеджеров предприятий не с особым удовольствием применяют подобную систему оценивания деятельности.

Определение понятия

Определяется такое различие согласно наличию следующих факторов:

результат эффективности – это способность компании достигать намеченных целей за определенное время, в учет идут временные показатели, затраченный период на достижение цели, вложенные ресурсы, то есть это показатель разницы между достигнутыми результатами и вложенными усилиями;
результативность деятельности – это способность компании ориентироваться на результат и идти к достижению цели.

Важно: в результате показатель KPI можно определять, как объемный показатель способности достигать результаты и покрывать свои расходы за счет достижения высокой прибыли.
Тут вы узнаете, что такое показатели ROI и в чем их предназначение.
Ввод подобного показателя на предприятии необходим для определения итогов деятельности компании в целом, отдельно по подразделениям и выявления результативности деятельности каждого работника индивидуально.
Система ключевых показателей эффективности рассмотрена в этом видео:
Определение и анализ подобных показателей обеспечивает эффективный инструмент для мотивации персонала на достижение результатов, особенно важна такая мотивация в той части предприятия, где результаты рабочего процесса наибольшим образом влияют на достижения компании в целом.
Ключевые показатели эффективности доступно разделить на несколько категорий:

запаздывающие – определяются по итогам периода посредством применения финансовых показателей определяющих потенциал, но они, к сожалению, не передают текущую эффективность предприятия и отдельных структур;
опережающие или оперативные – обеспечивают возможность оперативно изменять показатели и направление деятельности в настоящее время, чтобы получить возможность достигнуть заданных итогов. При помощи данных сведений можно определять состояние финансовой деятельности предприятия на текущий момент, а также выявлять слабые стороны с целью их корректировки, так же можно спрогнозировать получение доступной прибыли в будущем.

Относительно видов ключевые показатели можно разделить на следующие:

KPI результата – показывает качество и количество достигнутого;
KPI затрат – можно определить объем вложенных средств;
KPI функционирования – имеет отношение к показателям по бизнес-процессам и обеспечивает видение соответствия данных процессов и заданной цели;
KPI производительности – производные показатели затраченного времени и достигнутого результата;
KPI эффективности – это также производный показатель, который обеспечивает возможность сравнения вложенных средств и полученного результата.

Зная ключевые показатели и заданные параметры достижения цели, работники могут повысить продажи, производительность, качество предоставляемых услуг, так как в данном случае деятельность компании прозрачна.

Использовать подобную систему можно в сфере любого бизнеса – продажа цветов, парфюмерии, одежды, в сфере услуг.

Разработка и внедрение показателей

Перед началом внедрения подобной системы на предприятии в ходе его деятельности необходимо учитывать все особенности производства – цели деятельности, особенности технологического процесса и прочее. Дополнительно необходимо обучать персонал применению показателей, указывать на особенности использования данных.

Основные элементы показателей KPI.

Важно: объяснить работникам, что подобная система им только на руку, так как посредством нового способа начисления зарплаты работники смогут вложить свои силы по максимуму и получит за это достойное вознаграждение.
Кроме этого важно подготовить и внедрить все необходимые локальные акты на производстве – коллективный договор, соответствующе оформленные трудовые договора, штатное расписание.
Вводить систему необходимо в действие постепенно, можно сделать экспериментальный проект для одного подразделения.
Данный эксперимент позволит внести коррективы, пересмотреть некоторые пункты проекта и внедрить на предприятии уже готовую осмысленную систему, которая обеспечит предприятие высокой производительностью.
В противном случае при резком переводе на систему KPI всего предприятия сразу можно вызвать большие неудобства для работников и нарушать существующий баланс процесса.
Из всего следует, что внедрение системы не столь просто как кажется, поэтому важно учитывая эту особенность в процессе перехода соблюдать некоторые правила и требования, а также действовать согласно следующим этапам:

Правило 10/80/10 указывает на то, что компания обязана разработать 10 индикаторов ориентира относительно эффективности и 10 относительно результативности, 80 индикаторов производственного процесса. При этом если ссылаться на рекомендации разработчиков системы не стоит превышать норму индикаторов, так как это перегрузит персонал, приведет к неэффективности использования рабочего времени, а руководителей озадачит невыполнением планов.
Согласованность планки производственных показателей и стратегии развития, не будет никого эффекта от использования системы и индикаторов производства, если не согласовать будущие достижения и заданные параметры с достигнутыми результатами на текущий момент.
Каждое подразделение необходимо обеспечить соответствующими инструментами для достижения поставленной цели, и при этом контролировать весь процесс.
Важно организовать на предприятии систему отчетности, когда каждое подразделение будет по итогам определенного периода отчитываться о своих достижениях, а также проводить по данному поводу собрания и оговаривать все проблемы.
Сотрудничество – важно установить на предприятии отношения взаимопомощи и партнерства, ведь только сообща можно достичь больших высот.
Уровень квалификации – чтобы достигнуть высоких показателей, важно обучать персонал, проводить тренинги и повышать уровень квалификации.

Порядок расчета KPI

Правила расчета KPI являются следующими:

Выбор 3 – 5 показателей эффективности работы персонала.
Далее определить вес каждого показателя, при этом ключевой должен иметь наибольший объем, а в сумме показатель не должен быть меньше 1.
После этого важно проанализировать каждый показатель за определенный период и сделать соответствующую таблицу. Здесь вы узнаете, что такое маркетинговый анализ и как он проводится.
Вычитание показателя KPI согласно следующей формуле:

Индекс = вес * факт/цель, где

цель – это то, что работник должен достигнуть;
факт – наработки работником в реальности.

Расчет зарплаты, обычно в данную сумму входит оклад и премиальные, но если сотрудник перевыполнил план, ему полагаются дополнительные бонусы, в качестве процентов от премии.

Пример расчета показателя

При определении качества работы маркетолога для мониторинга было выбрано 3 индикатора его деятельности:

количество клиентов в магазине, пришедших через привлечение им;
сколько осталось клиентов постоянными;
количество положительных откликов относительно впечатлений от обслуживания.

Пример формирования показателей для склада.

После определения веса каждого индикатора получилась такая картина:

новые заказчики – 0,5;
количество постоянных клиентов – 0,25;
число довольных покупателей – 0,25.

В результате проведенного анализа получилась таблица:

KPI	Исходный показатель	Плановый
Процентный показатель новых заказчиков	160	192 новых клиентов
Пришедших повторно	30	36 постоянных
Оставивших отклик	35	42 удовлетворенных

Важно: по всем показателем произошел прирост на 20%

Применение формулы исчисления обеспечило показатель в 113, 70% коэффициента результативности.

Вес	Цель	Факт
KPI 1 0,5	20%	22%
KPI 2 0,25	20%	17%
KPI 3 0,25	20%	30%

Даже при неполном выполнении плановых нормативов, что видно из таблицы, маркетолог достиг высоких показателей.

Но в прошедшем месяце план был перевыполнен на 13,7 процентов, что составило 32, 88 доллара от премии. В результате на руки работник получил 832,33 доллара. В противном случае размер будет в такой же пропорции только сокращаться.

Кроме этого можно высчитывать зарплату альтернативным способом, согласно следующим параметрам:

Индекс KPI	Соотношение премии
До 70%
70 – 80%	0, 6
80 – 89%	0, 7
90 – 95%	0, 8
96 – 98%	0, 9
99 – 101%	1
101 – 105%	1, 3
106 – 109%	1, 4
Свыше 110%	1, 5

Примеры достигнутых показателей при использовании системы

Имея на руках основные индикаторы коэффициентов, любой работник сможет эффективно откорректировать свою работу и достигнуть заданных целей. Особенно красочно увидеть наглядную картину можно на примере прямых продаж, так как, имея на руках параметры поставленного плана, менеджер сможет понять, сколько ему нужно реализовать товара.

Также в любой сфере можно задавать индивидуальные показатели результата, например, количество обслуженных клиентов или общий объем продаж, при этом таких показатель должно быть не более 5, с доступной и четкой формулировкой.

Кроме мотивации специалиста, KPI можно использовать в качестве анализирующих данных – с целью выявления слабых сторон работы каждого подчиненного.

Например, работник выполняет все поставленные задачи – по количеству принятых клиентов и проделанных звонков, но продажи небольшие – это указывает на недостаточность опыта. Что такое теплые звонки клиентам и как они работают – читайте по ссылке.

Какие могут быть ошибки при использовании

Нельзя использовать показатель только в целях статистики, при использовании его только в одном подразделении можно не увидеть проблем в целом, так как подразделения могут выполнять различные задачи или вообще не иметь взаимосвязи.

Установление слишком жестких индивидуальных требований, приведет в результате к исполнению работы каждым из них максимально, чтобы выйти на результат, но при этом зависимые отделы будут страдать, так как будет хромать ассортимент или своевременная поставка необходимых материалов.

Вторая распространенная ошибка – это мотивирование рядового менеджера на материальные достижения. Перед персоналом важно ставить задачи нематериального значения, на привлечение к магазину клиентов, а выполнение планов относительно продаж должно стоять перед их непосредственными руководителями. Как работает мотивационный менеджмент в компании – читайте по ссылке.

Нет смысла формировать данную систему в молодых только, что сформированных компаниях, так как там еще не образовалась система управления и все организационные вопросы держаться на эффективности работы руководителя.

Так же нецелесообразно применять систему в подразделениях от работы, которых зависит функционирование всей компании, например в отделе вйтишников. Так как зависимость от системы такого отдела приведет к тому, что скорая деятельность подобных работников, которая должна выполняться сиюминутно будет растягиваться на дни.

Положительные и отрицательные стороны показателя

Использование подобной системы обладает множеством преимуществ:

повышение эффективности труда на 20 – 30%;
установка перед штатом конкретных и понятных задач;
при правильном внедрении системы появляется возможность отслеживать деятельность компании в целом и устранять проблемы на этапе их возникновения;
оплата труда отлично работающего персонала на высоком уровне, что обеспечивает наполнение штата квалифицированными и одаренными специалистами;
фонд платы труда является основным источником мотивации.

Отрицательные стороны также существуют, но в небольшом количестве:

основной минус – это длительный период внедрения системы, так как весь процесс происходит посредством испытаний;
переобучение сотрудников с целью внедрения системы;
отсутствие понятия применения системы самим руководством, что мешает полноценно оценить ее эффективность.

Варианты мотивации персонала

В процессе использования системы на предприятии всем участникам видно, где положены поощрения, а где сотрудник не доработал. Руководитель в данном случае понимает, на какие дальнейшие достижения необходимо мотивировать работника.

Данная система обеспечивает руководителя возможностью начислять дополнительные бонусы к зарплате работника в случае перевыполнения планов. Которые тот впоследствии может забрать не только в денежном эквиваленте, но и обменять на какие-либо более важные вещи, например, оплаченный отпуск или ценные подарки.

Заключение

Система KPI является преимущественным вариантом, получения эффективных показателей для стимуляции роста производительности предприятия.
Как работает система оплаты труда на основе KPI вы можете посмотреть тут:

Система KPI (Key Performance Indicator): разработка и применение показателей бизнес-процесса. Показатели эффективности

KPI (Key Performance Indicator) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI — это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.

На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности».

KPI и BSC

Бытует заблуждение о том, что KPI имеет прямое отношение к BSC (Balanced Scorecard, Сбалансированная система показателей). Однако разработчики BSC — Нортон и Каплан — не использовали термина KPI, а использовали термин measure — «мера», «измеритель».

Между KPI и BSC присутствует скорее косвенная связь: в BSC есть перспектива «бизнес-процессы», на которой находятся цели, связанные с бизнес-процессами. Как измерители достижения этих целей часто используются показатели этих бизнес-процессов — KPI.

Наиболее актуально использование понятия KPI в. управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.

Выделяются следующие виды ключевых показателей:

KPI результата — сколько и какой результат произвели;
KPI затрат — сколько ресурсов было затрачено;
KPI функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
KPI производительности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
KPI эффективности (показатели эффективности) — это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:

Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
Каждый показатель должен быть измерим;
Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.

Алгоритм разработки показателей бизнес-процесса

Рассмотрим виды ключевых показателей деятельности на примере процесса «Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис.

1) Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал).

Ключевые показатели эффективности и показатели производительности, являясь производными, при использовании такой схемы характеризуют процесс в целом.

Рисунок 1. Процесс «Материально-техническое обеспечение»

- Идентифицировать процесс и его результат.
- Например,
- Процесс «Материально-техническое обеспечение» — результат «Годные товарно-материальные ценности».
1. Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение процесса — оборудование, персонал).
2. Например,
3. Входы-ресурсы Процесса «Материально-техническое обеспечение»:
- Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
- Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — сырье и материалы, которые необходимо предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
- Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.
Входы-механизмы рассматриваемого процесса:
- Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
- Сотрудники отдела снабжения.
Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению процесса)
Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:
- «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на складе»;
- «Методикой отбора поставщиков»;
- «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
- «Планом закупок».
Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его количественно — сформировать показатели результата. Они могут быть как простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).
- Пример:
- KPI 1 — количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных в срок.
- KPI 2 — % заявок на ТМЦ, выполненных в срок.
- KPI 2 = KPI 1 / Z х 100%, Где Z — общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ.
- KPI 3 — % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство.
- KPI 3 = А / В х 100% Где, А — количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
- В — общее количество ТМЦ, поступивших в производство.
1. На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.
2. Пример:
3. KPI 4 — Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы).
- На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели затрат.
- Пример:
- KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и оборудование).
1. Правильность выполнения процесса, помимо показателей затрат на осуществление деятельности, отражают также показатели функционирования.
2. Пример:
3. KPI 6 — Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое управление за год.
- Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного результата ко времени.
- Пример:
- Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок, обработанных отделом снабжения в день.
- KPI 7 = С / r Где C — Количество обработанных заявок в месяц,
- r — Количество рабочих дней в месяце.
Расчет ключевых показателей эффективности осуществляется на основе выделенных предварительно KPI результата и KPI затрат. Показатели эффективности, таким образом, выступают интегральными характеристиками деятельности.
1. Пример: Показателем эффективности производства предприятия KPI 8 можно считать стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:
2. KPI 8 = KPI 5 / KPI 1 Где KPI 1 — Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок,
3. KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности.

По этому принципу (отношение затрат к полученному результату) можно рассчитать как показатели эффективности производства, так и показатели эффективности проектов или показатели эффективности управления.

Практическое применение KPI

Использование в цикле планирования и контроля

Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы плана.
Пример:
Показатели, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для Отдела материально-технического обеспечения:

% своевременного выполнения заявок на ТМЦ — 99%;
% ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, — 100%.

После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические значения показателей. При серьезных отклонениях фактических значений от плановых в худшую сторону необходимо провести анализ деятельности и разработать корректирующие мероприятия.

Преимущества использования системы KPI в. обычной деятельности компании: планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые нужны бизнес-системе.

Все показатели не выдуманы абстрактно, а «произошли» от процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность.

Если же планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.

Мотивация персонала

При внедрении KPI становится четкой и прозрачной система мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает взыскание.

Пример:

Начальник отдела снабжения:

Премируется за успешное достижение запланированных показателей эффективности и результативности;
Депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи проекта бюджета в финансовое управление);

Таким образом, благодаря системе KPI компания вознаграждает сотрудника за получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов наравне с компанией.