Оплата командировочных расходов сотрудников

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Соответственно оплата командировочных расходов является отдельной формой вознаграждения за такой труд. Если работа по специфике имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

Из чего состоит оплата командировочных расходов

Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке.

Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:

• оплата дней, проведенных в командировке;
• суточные;
• возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).

Оплата дней командировки

За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок. Его размер за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:

СЗ = ЗП рп / ДН рп х ДН ком

где:

СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;

ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);

ДН рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;

ДН ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.

В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала поездки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.

Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула.

Оплата суточных в командировке

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути. Не стоит путать командировки, а тем более связывать их с оплатой как за сверхурочную работу.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки. Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Суточные при командировках за пределы РФ оплачиваются в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Оплата командировочных расходов при однодневных выездах взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

• за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
• по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

Возмещение или компенсация расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

1. расходы по проезду;
2. расходы по найму жилого помещения;
3. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Оплата командировочных расходов и размеры возмещения затрат, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.

К числу расходов, которые работодатель обязан возместить направляемому в командировку работнику, относятся расходы по проезду, по найму жилого помещения, расходы, возникающие в связи с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, которые работник понес в связи с командировкой с разрешения или ведома работодателя.

Этот перечень оплаты командировочных расходов следует рассматривать в качестве обязательного для всех категорий работников и для всех категорий работодателей. Порядок их возмещения устанавливается в зависимости от того, из каких источников финансируется деятельность организации:

— для работников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений — нормативными правовыми актами Правительства РФ;

— для работников государственных органов субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;

— для работников органов местного самоуправления, муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

— для работников других работодателей — коллективным договором или локальным нормативным актом.

Выбор вида транспорта, которым работник намеревается добираться до места командировки и обратно, как правило, осуществляет он сам. Однако в коллективном договоре или локальных нормативных актах организации могут быть установлены ограничения при выборе вида транспорта.

Расходы по проезду в командировку

Возмещаются работнику при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Порядок возмещения расходов по проезду, не подтвержденных проездными и иными документами, а также расходов по проезду в том случае, если работник по окончании командировки выехал не к месту постоянной работы, а в иное место, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если работник выезжает в командировку на личном автомобиле, возмещению подлежат расходы на топливо. Возмещение подобных расходов должно быть предусмотрено приказом о направлении работника в командировку. Указанные расходы возмещаются на основании чеков и квитанций на приобретение топлива. Расход топлива определяется исходя из расстояния до места командировки и обратно по путевому листу.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения

Возмещаются в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если работник имел возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, но по согласованию с руководителем организации оставался в месте командировки, расходы по найму жилого помещения также могут быть ему компенсированы в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом.

В качестве жилого помещения, оплата по найму которого подлежит возмещению, могут выступать гостиницы, отели, пансионаты, общежития, а также жилые помещения, арендованные у юридических или физических лиц.