Она сопровождает каждого в течение всей его трудовой деятельности, а при выходе на заслуженный отдых становится базовым документом, отвечающим за дальнейшее благополучие.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83. Это быстро и бесплатно!

Скрыть содержание

Что это такое?

Трудовая книга (ТК) – это основной документ, отражающий сведения о работе физического лица.

Предоставляется при оформлении на постоянное место работы и отражает характеристики владельца в статусе:

работника соответствующей квалификации;
специалиста, занимавшего соответствующие должности;
опытного или начинающего работника;
с наличием или при отсутствии дисциплинарных взысканий.

ТК – документ строгой отчётности, внесение записей в который может осуществляться лишь уполномоченным лицом. На протяжении всего периода работы в компании или организации, находится в ведении работодателя, который несёт за её хранение ответственность.

Она должна храниться в укромном месте, в несгораемом шкафу, ключи от которого могут иметься лишь у работодателя и уполномоченного лица и выдаваться владельцу на руки при надлежащем оформлении.

Аналогичное отношение к бланкам ТК, которые выписываются под отчёт, хранятся в недоступном для работников месте и выдаются по необходимости вновь прибывшим на работу лицам. Могут выдаваться и тем, у кого трудовая книжка утеряна.

Примечательно, что бланками трудовой книжки Российской Федерации лица обеспечиваются только у работодателя, который приобретает их у лицензированных распространителей. Самостоятельно приобретать бланк недопустимо, так как это может повлечь нелицеприятные юридические последствия – трудовая книжка РФ может быть признана незаконной.

В настоящее время используются только новые бланки ТК, они имеют одинаковый год издания – 2003. Сами трудовые могут быть двух типов.

Некоторые из них оформлены на бланках 1977 года. И те, и другие – актуальны при приёме на работу и для оформления пенсионных пособий.

Приём и выдача трудовых книжек производится в журнале движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Получение и выдача бланков трудовых и бланков вкладышей регистрируется в приходно-расходной книге.

Кроме этого, документами строгой отчётности являются вкладыши в трудовую книжку. Они вшиваются в документ тогда, когда сама трудовая книжка заканчивается, в них работодатель продолжает вносить сведения о работнике. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть прошита и опломбирована. Как это сделать — читайте здесь.

Размеры и форма

Тем не менее, нужно учитывать, что стандартные ходовые имеют несущественные отличия уже в обложке. Она может быть картонной серого цвета, а может иметь тёмно-синий или тёмно-зелёный цвет. При этом не все из них сделаны из одинакового материала. Причина в том, что книжки бывают двух типов, в частности (в сантимертах):

ТК выпуска 1977 года — 10х14 см;
ТК выпуска 2003 года — 8,8х12,5 см.

Во избежание подделок этого продукта, каждый лист обеспечен защитой:

ТК старого образца имеют змеевидные водяные знаки, которые легко просматриваются на просвет.
Книжки нового образца на просвет позволяют рассмотреть водяные знаки в виде букв ТК по всему формату листа. Кроме этого они обеспечены решётчатым рисунком, плавно изменяющим цвет к середине листа.

Знайте, сколько страниц в трудовой книжке. Их количество в старых — 40, а в новых – 46. Новые образцы обеспечены голограммой.

Изредка встречаются трудовые книжки старого образца, в которых отсутствует даже печать на титульном листе.

Эти довоенные экземпляры также действительны при подсчёте трудового стажа. Уже практически не встретишь работника, который пришёл бы к работодателю с подобной книжкой, но иметь в виду их наличие, нужно.

Как она выглядит, вы сможете посмотреть чуть ниже.

Разделы в ТК

Книжка, как подобает документу подобного рода, начинается с титульного листа, на котором указаны личные данные работника. К ним относятся фамилия, имя, отчество, сведения об образовании и квалификации.

Как титульный лист, так и остальные разделы должны оформляться грамотно и аккуратно. Внутри она обеспечена разделами:

сведения о работе;
сведения о поощрениях и награждениях.

В сведениях о работе указываются:

Порядковые номера вносимых записей, соответствующие приёму на работу граждан, их увольнению с работы. Также нумеруются записи о переименовании организации, о внутренних кадровых перемещениях, производимых в адрес владельца книжки.
Дата приёма или увольнения, а также перевода, повышения (понижения) в должности, переименования предприятия.
Записи о правовых процедурах, связанных с трудовой деятельностью лица. С указанием правового основания произведённой записи, извлечённой из Трудового кодекса РФ.
Приказ, на основании которого произведена запись.

Допущенные при заполнении ошибки исправляются особым образом, в соответствии с регламентом.

Закон о трудовых книжках и его основные положения

Чистый пример вы можете скачать бесплатно здесь.

Бланк трудовой книжки — скачать бесплатно образец.

Зачем и для чего нужна трудовая книжка: её назначение

Несмотря на то, что некоторые виды работ не предусматривают внесение сведений о приёме и увольнении, по желанию работника такая запись должна быть сделана. Работодатель не имеет права отказать заявителю во внесении записи в ТК.

Пока гражданин работает в организации, её руководитель, кадровик или уполномоченное лицо отвечают за хранение этого документа. При этом вероятны ситуации, в которых ТК потребуется.

В этом случае, чтобы избежать ответственности за её утерю, на основании трудовой книжки выдают копию книжки. Она полностьюотражает все сведения, копирует их. Если затребованы не все имеющиеся в ТК сведения, а лишь их часть – работодатель предоставляет выписку.

Если работающее лицо решит пройти собеседование в другой организации, оно вправе воспользоваться выпиской. Выписка нужна для подтверждения текущего места работы гражданина и выборочных сведений.

По завершении трудовой деятельности и выходе на пенсию, работник не обязан увольняться тот час. Но подлинник трудовой потребуется предъявить в пенсионный страховой фонд для начисления пенсии. То есть, без предъявления ТК не будет предоставлено пенсионное свидетельство.

При получении загранпаспорта также требуется пакет документов, в котором содержится копия трудовой. Её предъявляют при условии официального трудоустройства гражданина, актуального на текущий момент.

По трудовой книжке, уполномоченные организации определяют – имел ли выезжающий за границу гражданин допуск к секретной информации, что может сыграть роль при посещении некоторых (или всех) стран. Если лицо официально не трудоустроено, к нему могут вменить санкции, заподозрив, что нужные сведения скрываются. А проведение проверки на их действительность потребует немалого времени.

Для того, чтобы заполнить и завести трудовую книжку, работодатель обязан затребовать документы:

паспорт;
диплом о высшем или среднем образовании;
свидетельства, сертификаты, дипломы о повышении квалификации;
для отслуживших в рядах ВС – военный билет.

Сменившие фамилию замужние женщины предоставляют свидетельство о браке.

Срок действия

В последнее время предоставление ТК стало обязательным, в том числе для ИП. Обязательно внесение записей в ТК, в том числе – для руководителей предприятий, учредителей ООО. Процедура оформления трудовой несколько сложнее, но полномочия шире. В принципе, руководитель в праве сделать запись в ТК самостоятельно.

После увольнения документ должен быть выдан по требованию лица в день внесения записи в книжку. Если этого не произошло, не позднее 3-х дней с момента внесения записи, работодателю надлежит предоставить работнику ТК по собственной инициативе. При его отсутствии на рабочем месте и отказе контактировать – требуется выслать уведомление заказным письмом.

То есть срок действия начинается с момента начала работы, а завершается – в день увольнения. Книжка уволенного работника на предыдущем месте работы утрачивает свою юридическую силу.

Если книжка закончилась, её срок действия не истекает. В неё требуется вшить вкладыш. Впоследствии вкладыш станет частью трудовой, где продолжится внесение записей.

Со скольки лет выдается

Документ может заводиться с того возраста, когда подросток вправе устраиваться на постоянное (или иное) место работы, где проработал более 5 дней, в соответствии с положениями ст. 63 ТК РФ.

По Трудовому законодательству таким возрастом определено достижение 14 лет, когда наступает частичная дееспособность граждан. Но при устройстве на работу несовершеннолетнего потребуется заявление от родителей о том, что они не возражают по поводу его трудовой деятельности, которая может осуществляться в свободное от учёбы время.

В этом случае работодатель разделяет с ними свою ответственность, а также родители компенсируют расходы на бланки трудовой, которые потребуются для достойного оформления подростка на работу. С 15 лет несовершеннолетний может трудоустроиться самостоятельно, но только для выполнения лёгкой работы.

С 16 лет он вправе заключать трудовой договор и получать трудовую книжку. Опытные работодатели и кадровики во всех случаях приёма на работу лиц, не достигших 18 лет, требуют заявления от родителей. Это позволяет им избежать придирок со стороны инспекторов ГИТ, а также получить подстраховку на случай непредвиденных обстоятельств.

Нормативно-правовые документы

Все действия с ТК регламентируются законодательными нормами правилами. В гл. 10, 11 Трудового кодекса рассмотрены положения кадрового делопроизводства. Регламент заполнения книжек, вкладышей и сопутствующей документации представлен:

Ст.66, ст.77, п.5, ст.83 ТК РФ.
Правилами ведения и хранения ТК, утверждёнными постановлением Правительства РФ 16.04.03, № 225.

Источник: https://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka

Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Главная — Организация бизнеса — Оформление — Делопроизводство — Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка — что это такое и для чего она нужна?

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Закон о трудовых книжках и его основные положения

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

фактического отображения трудовой деятельности;
информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Обзор законодательства

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

Трудовой кодекс РФ. Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
Кодекс РФ (КоАП) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
Правительственное постановление «О трудовых книжках

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/trudovuya-knizhka.html

Минтруд внесет изменения в правила ведения трудовых книжек уже в этом году

Минтруд упростит правила ведения и хранения трудовых книжек. О ведении трудовых книжек подробно.

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью. Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы
В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.
В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Порядок ведения записей в трудовой книжке

выполнение работы,
перевод на другую постоянную работу,
изменение квалификации,
увольнение,
награждение,

вносятся в трудовую книжку согласно приказу (распоряжению) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Ведение записей об увольнении

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Запись об увольнении с лишением права занимать должности

При прекращении трудового договора с работником, осуждённым в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён права занимать (какой деятельностью лишён права заниматься).

Записи в трудовой книжке связанные с привлечением к уголовной ответственности

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Сведения о службе в армии и прохождении курсов переподготовки и повышения квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения:

о времени воинской службы в рядах ВС, органах МВД, налоговой службы и т.д.
о времени обучения на курсах и в образовательных учреждениях дополнительного профессионального образования по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи об исправительных работах без лишения свободы

Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, то этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж. Об этом делается запись в трудовую книжку на основании справки органов внутренних дел. Эту запись нужно производить на момент окончания работ сотрудником.

Если сотрудник был уволен и был принят на работу в другом месте то эту запись внесёт уже новый работодатель.

Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся.

Ошибки и неточности в записях

Работодатель, допустивший неточность или ошибку в записях должен исправить ее. При этом исправление неточности является обязательным, и работодатель оказать помощь работнику при его обращении.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то новый работодатель должен ее исправить на основании официального документа предыдущего работодателя. То есть работник должен написать заявление

Восстановление трудовой книжки

Если гражданин потерял трудовую книжку, то он должен написать заявление по последнему месту работы. Бывший работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Выдача трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно настоящему Порядку.

Скачать проект Приказа об изменения Порядка ведения и хранения трудовых книжек

Как пройти курсы повышения квалификации по специальности «Кадровое дело»

Специалисты кадровых служб могут получить удостоверения о повышении квалификации, прослушав дистанционные курсы по темам:

Как получить новую профессию «Специалист по управлению персоналом» — Специалист по кадрам?

Лица, имеющие любое среднее профессиональное или высшее образование, могут пройти переподготовку и получить новую профессию специалиста по управлению персоналом.

Для этого достаточно освоить дистанционный курс профессиональной переподготовки (500 академ. часов — от 3 месяцев). При освоении свыше 1000 часов – также присваивается квалификация «Специалист по управлению персоналом».

Ознакомьтесь с перечнем учебных программ:

Как подать заявку на обучение?

1 способ: оставьте заявку по форме обратного звонка. Для этого нажмите на иконку (на экране значок ). В течении нескольких минут наш специалист свяжется с вами и проконсультирует по всем интересующим вопросам.

2 способ: позвонить на круглосуточный телефон 8 (800) 707-48-27

3 способ: написать в чате сайта или отправить письмо на адрес электронной почты info@snta.ru

Закон о трудовых книжках и его основные положения

Источник: https://www.snta.ru/press-center/novyy-poryadok-vedeniya-trudovykh-knizhek/

➤ Хранение трудовых книжек

Ответим на горячие вопросы от кадровиков! Что делать если в компании нет несгораемого сейфа для хранения трудовых книжек? Как поступать с невостребованными бланками? Узнайте мнения экспертов.

Полезные документы по теме:

Пять главных правил хранения бланков

Есть четкие требования к учету и хранению трудовых книжек в организации (п. 40-44 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (далее — Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Выделим пять главных правил, которые нужно соблюдать:

Каждую принятую от работника трудовую книжку нужно регистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета).
После регистрации, ответственность за хранение трудовой книжки работника ложиться на сотрудника, ответственного за их учет и хранение.
Трудовые книжки хранят в сейфе или запирающемся шкафу.
Выдавать на руки трудовую книжку работнику можно только в двух случаях: при увольнении и для оформления пенсии.
Невостребованные трудовые книжки хранят также в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работников.

Ошибки хранения и учета трудовых книжек, за которые организацию могут наказать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

трудовые книжки не регистрируют в Книге учета,
книжки хранят в доступном для третьих лиц месте,
приказом не назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек,
на момент проверки в наличии не все трудовые книжки, зарегистрированные в Книге учета.

Внимание! С 1 января 2021 года одновременно с бумажными трудовыми книжками нужно будет вести электронные. Теперь сотрудники смогут сами решить, хотят они продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками или нет. Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, то храните документ до востребования работником либо 75 лет.

Если сотрудник решил вести трудовую книжку в электронном виде, то трудовую книжку работника больше хранить не придется. Все сведения о трудовой деятельности работника будут храниться в реестре ПФР.

Сведения о трудовой деятельности работников в ПФР

Закон о трудовых книжках и его основные положения

Где хранить трудовые книжки работников

В нормативных актах нет четкой рекомендации, где именно нужно хранить трудовые книжки работника. За сохранность в компании отвечает лицо, назначенное ответственным за их ведение, хранение, учет и выдачу. Как правило, ответственным назначают сотрудника, который оформляет прием на работу и ведет кадровый учет.

В крупных организациях таких работников может быть несколько, каждый ведет книжки определенных структурных подразделений. В маленькой компании, где нет кадровика, ответственным могут назначить бухгалтера или секретаря.

Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет и хранение трудовых книжек считают руководителя организации.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Ответственный за ведение трудовых книжек несет персональную ответственность за их сохранность. Поэтому он должен принять все меры, чтобы исключить вероятность утери или кражи документов. Поскольку трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, то хранить их лучше в сейфе или запирающемся шкафу.

Чистые бланки книжек и вкладышей также являются бланками строгой отчетности. Их хранят в бухгалтерии вместе с Приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Если нужно оформить работнику вкладыш либо новую трудовую книжку, ответственный сотрудник получает чистый бланк из бухгалтерии по заявке. Ее составляют в произвольной форме.

Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей

В конце месяца нужно отчитаться о наличии бланков, полученных по таким заявкам. Отчет также не имеет утвержденной формы.

Обычно в нем указывают, сколько бланков трудовых и вкладышей было получено за месяц, сколько из них израсходовано и испорчено, а сколько осталось. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению.

При этом нужно составить акт о списании бланков строгой отчетности.

Акт о списании бланков строгой отчетности

Работодатель постоянно должен иметь в наличии необходимое количество чистых бланков вкладышей и трудовых книжек (п.44 Правил). Это количество зависит от численности работников организации, текучести персонала, специфики компании.

Срок хранения трудовых книжек

Трудовые книжки хранят у работодателя до тех пор, пока не будут востребованы работником. Как правило, при увольнении работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку с записями о приеме и увольнении. Выдачу фиксируют в Книге учета. В графах 12 и 13 работник должен поставить дату получения трудовой и расписаться.

Если в день увольнения работник трудовую книжку не получил, следует отправить ему уведомление о необходимости документ получить. С момента отправления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Иногда работники по разным причинам не спешат забрать свою трудовую или вообще «забывают» о ней. Такие невостребованные книжки хранят у работодателя либо до востребования, либо 75 лет.

Именно такие сроки хранения установлены в пункте 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Хранить невостребованные трудовые книжки нужно в сейфе, но отдельно от трудовых книжек работающих сотрудников.

Что делать, если трудовая книжка была утеряна

В случае утери трудовой книжки оформляют дубликат. И неважно, по чьей вине это произошло. Если трудовую книжку потерял работник, он должен написать заявление с просьбой оформить дубликат. Если виновник — представитель работодателя, то заявление от работника не нужно.

Для оформления дубликата необходимы справки с прошлых мест работы. Работодатель обязан оказывать содействие сотруднику в получении таких справок. Например, подсказывать, куда обратиться, какие документы потребовать, помогать составить официальный запрос и т. п.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций трудовой стаж сотрудников устанавливает комиссия, которую создают органы исполнительной власти субъектов РФ. На основании документов, которые сохранились, комиссия определяет:

факт работы;
сведения о профессии;
информацию о должности сотрудника
периоды работы.

Такими документами могут быть, например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. д. Если не сохранились и эти документы, сведения о трудовом стаже можно установить по свидетельским показаниям. По результатам работы комиссия составляет акт, на основании которого работодатель получает право выдать работникам дубликаты трудовых книжек.

Вывод

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/382381-hranenie-trudovyh-knijek-19-m3

26. Трудовая книжка, ее значение, выдача трудовой книжки и копий документов, связанных с работой

При

приеме на работу предоставляются паспорт

и трудовая книжка

работника, а

также страховое

свидетельство гос-го пенсионного

страхования.
Если

лицо поступает на работу впервые, ему

в

течение 5

дней

работодателем заводится трудовая книжка

и страховое свидетельство

гос-го пенсионного страхования.
При

увольнении

трудовая книжка

выдается на руки работнику в день

увольнения, которым является последний

день работы.

Работодатель

может потребовать от работника

предъявления

диплома или иного документа для

поступления на работу, требующую

специальных знаний.

От

военнообязанных и лиц, подлежащих

призыву на военную службу, требуются

документы

воинского учета.

Трудовая

книжка (ст. 66 ТК) яв-ся основным документом

о трудовой

деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовая

книжка подтверждает стаж работы по

специальности, который, наряду с уровнем

профессиональной подготовки работника,

определяет его квалификацию и соответствие

квалификационным

требованиям, которые являются одним из

основных элементов

квалификационной характеристики по

каждой должности.

По

записям в трудовой книжке устанавливается

общий, непрерывный и специальный трудовой

стаж, с которым законы, иные НПА,

коллективный и трудовой договоры

связывают возможность реализации тех

или иных прав, а также предоставление

определенных льгот и преимуществ.
В

трудовую книжку вносятся сведения

о работнике, выполняемой им

работе, переводах на другую постоянную

работу и об увольнении работника

с указанием оснований, а также сведения

о награждениях за успехи в работе.
Сведения

о работнике вносятся в трудовую книжку

при ее оформлении и включают:
—

ФИО, дату рождения — на основании паспорта

или иного документа, удостов-го личность;
—

образование, профессию, специальность

— на основании документов об образовании,

о квалификации или наличии специальных

знаний.
Все

записи о выполняемой работе, переводе

на другую постоянную работу, квалификации,

увольнении, а также о награждении,

произведенном работодателем, вносятся

в трудовую книжку на основании соответ-го

приказа (распоряжения) работодателя не

позднее недельного срока

(при увольнении — в день увольнения) и

должны точно соответствовать тексту

приказа (распоряжения).
Сведения

о взысканиях

в трудовую книжку не

вносятся,

за исключением

случаев, когда дисциплинарным взысканием

является увольнение.

По

желанию работника

сведения

о работе по совместительству

вносятся

в трудовую книжку по месту основной

работы на основании документа,

подтверждающего работу по совместительству.

Таким

документом может быть справка с места

работы по совместительству, копия

приказа о зачислении на работу по

совместительству и др.

С

каждой вносимой в трудовую книжку

записью о выполняемой работе, переводе

на другую постоянную работу и увольнении

работодатель обязан

ознакомить ее владельца под расписку

в его личной карточке, в которой

повторяется запись, внесенная в трудовую

книжку.

В

трудовую книжку вносятся также сведения

о всех видах награждения

(поощрения) за трудовые заслуги, пред-х

законодат-ом РФ, коллективным договором,

правилами внутреннего трудового

распорядка организации, уставами и

положениями о дисциплине, в т.ч.

о

награждении гос-ми наградами, почетными

грамотами, о присвоении званий и

награждении нагрудными знаками и

значками и др. Записи о премиях, пред-х

системой оплаты труда или выплачиваемых

на регулярной основе, в

трудовые книжки не вносятся.

Помимо

записей о выполняемой работе в трудовую

книжку по месту работы вносятся с

указанием соответ-х документов следующие

записи:

о времени военной службы в соответствии

с Законом о воинской обязанности; о

времени службы в органах внутренних

дел; о времени обучения на курсах и в

школах по повышению квалификации, по

переквалификации и подготовке кадров

Записи

в трудовую книжку о причинах прекращения

трудового договора должны производиться

в

точном соответствии

с формулировками ТК или

иного ФЗ со ссылкой на соответствующую

статью, пункт

ТК или иного ФЗ.

Форма,

порядок ведения и хранения трудовых

книжек,

а также порядок

изготовления бланков трудовых книжек

и обеспечения ими работодателей

уст-ся Правительством РФ «О трудовых

книжках». Порядок заполнения трудовых

книжек, вкладышей в них, дубликатов

трудовых книжек установлен Инструкцией

по заполнению трудовых книжек.

Работодатель

обязан

вести трудовые книжки на каждого

работника, проработавшего в организации

свыше 5 дней, в случае, если работа в этой

организации яв-ся для работника основной.

Исключение

составляют

только работодатели — ФЛ, не являющиеся

ИП.

Они не имеют права производить записи

в трудовых книжках работников, а также

оформлять трудовые книжки работникам,

принимаемым на работу впервые. Документом,

подтверждающим период работы у такого

работодателя, яв-ся трудовой договор,

заключенный в письменной форме.

При

прекращении трудового договора

работодатель обязан

выдать работнику

трудовую книжку

в

день увольнения

(последний день работы) и по

письменному заявлению работника копии

документов, связанных с работой.

Если

в день увольнения работника выдать

трудовую книжку невозможно

в связи с отсутствием работника либо

его отказом от получения трудовой книжки

на руки, работодатель направляет

работнику уведомление

о необходимости

явиться за трудовой книжкой либо дать

согласие на отправление ее по

почте.

Со дня направления указанного уведомления

работодатель

освобождается от ответственности за

задержку выдачи трудовой

книжки.

Выдача

копий документов, связанных с работой.

Согласно

ст.

62 ТК работодатель

обязан

по письменному заявлению работника

выдавать ему: копии приказа о приеме на

работу, приказов о переводах на др

работу, приказа об увольнении с работы;

выписки из трудовой книжки; справки о

зп, о начисленных и фактически уплаченных

страховых взносах на обязательное

пенсионное страхование, о периоде работы

у данного работодателя и др.

Перечень

документов (копий документов), перечис-х

в ст.62 ТК, не

яв-ся исчерпывающим.

Работодатель обязан по письменному

требованию работника выдать ему и др

документы, если они необходимы ему для

реализации тех или иных прав.

Все

выдаваемые работнику по его просьбе

документы (копии документов) должны

быть надлежащим образом оформлены:

должны быть заверены подписью руководителя

или уполномоч-го им лица и печатью

организации, на документе должны быть

указаны номер и дата его выдачи.

Если

выдается копия документа (например,

копия приказа о приеме на работу или об

увольнении), то на нем должна быть сделана

отметка о

том, что подлинник находится в данной

организации.

Работник

должен обратиться к работодателю с

требованием о выдаче документов,

связанных с работой,

в письменной форме, т.е. путем подачи

заявления.

По

требованию работника работодатель

обязан выдать необходимые ему документы

не

позднее 3 рабочих дней

со дня подачи заявления о выдаче

документов.

Источник: https://studfile.net/preview/4002531/page:21/

Трудовые книжки работников: значение, основные акты и правила ведения. Выдача трудовой книжки при увольнении работника

Трудовые книжки работников.

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК).

Нормативной основой ведения и хранения трудовых книжек являются ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», которым утверждены правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановление Минтруда России от 10.10.2003 года.

Работодатель за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК)

Работодатель — физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ч. 4 ст. 66). По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ч.

5 ст. 66 ТК). Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего указа, распоряжения работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа, распоряжения.

Все записи в трудовой книжке производятся без сокращений. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, исправление ее производится по месту работы, где была внесена эта запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п.

27 Правил). Изменение записей производится путем признания их недействительными, и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записей об увольнении работника или переводе на другую постоянную работу в случае признания увольнения или перевода незаконным (п. 30 Правил).

В день прекращения трудового договора (последний день работы), работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК.

запись в трудовую книжку об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками трудового кодекса или иного ФЗ и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК (ч. 5 ст. 84.1 ТК).

Например, уволен по сокращению штата работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового Кодекса РФ (полностью).

При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления этого уведомления, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника 9ч. 6 ст. 84.1 ТК).

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесения в нее неправильной или несоответствующей закону формулировки причины увольнения, работодатель обязан возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок (ст. 234 ТК).

Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ, распоряжение работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 35 Правил).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил).

В случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил). Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности (п. 42 Правил).

Источник: https://megaobuchalka.ru/5/43889.html